Für ein Büro mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitern ist der Drucker das Gerät, das jeder täglich nutzt und über das niemand nachdenkt, bis es klemmt. Der Fehler passiert meist beim Kauf: Ein Modell für den Heimgebrauch wird ins Büro gestellt, weil es günstig war, und nach einem Jahr summieren sich Papierstaus, Wartezeiten am Vorlageneinzug und Tonerkosten zu einem Vielfachen des Kaufpreises. Dieser Ratgeber nennt die sechs Kriterien, die einen Multifunktionsdrucker bürotauglich machen, und zeigt, wie Sie die Gesamtkosten vor dem Kauf abschätzen.

Monatliches Volumen zuerst schätzen

Zählen Sie eine Woche lang gedruckte, kopierte und gescannte Seiten und rechnen Sie hoch. Jeder Hersteller nennt ein empfohlenes Monatsvolumen; das Gerät sollte darüber liegen, nicht darunter, denn Verschleißteile wie Einzugsrollen und Fixiereinheit sind darauf ausgelegt. Ein Büro mit 2 000 Seiten im Monat braucht ein anderes Gerät als eines mit 300, auch wenn beide auf dem Papier dieselben Funktionen bieten.

Laser oder Tintentank

Für Textdokumente, Rechnungen und Verträge bleibt der Laserdrucker die robuste Wahl: schnell, wischfest, unempfindlich gegen längere Pausen. Moderne Tintentank-Geräte holen bei Farbdokumenten auf und drucken pro Seite sehr günstig, brauchen aber regelmäßige Nutzung, damit die Düsen nicht eintrocknen. Ein Büro, das überwiegend schwarz-weiß druckt, fährt mit einem Mono-Laser und einem kleinen Farbgerät für gelegentliche Präsentationen oft günstiger als mit einem großen Farbmultifunktionsgerät für alles.

Duplex und Vorlageneinzug: die Zeitsparer

  • Automatischer Duplexdruck halbiert den Papierverbrauch und ist im Büro Pflicht.
  • Vorlageneinzug (ADF) mit mindestens 50 Blatt scannt und kopiert Stapel ohne Aufsicht; ein Einzug mit beidseitigem Scan in einem Durchgang spart bei Verträgen jeden Tag Minuten.
  • Scan-to-Mail und Scan-to-Ordner direkt am Gerät ersetzen den Umweg über einen PC und funktionieren mit jedem Dokumentenmanagement.

Netzwerk und Verwaltung

Ein Bürodrucker gehört per Netzwerkkabel ans LAN, nicht ins WLAN: stabiler, schneller und ohne Ausfälle nach Router-Neustarts. Achten Sie auf eine feste IP-Adresse, eine Weboberfläche zur Verwaltung, Benutzer-PINs für vertrauliche Ausdrucke und Unterstützung für Mobildruck. Für Geräte, die zwischen Abteilungen geteilt werden, lohnt ein Modell mit Zählerständen pro Benutzer.

Folgekosten: die einzige ehrliche Vergleichsgröße

Teilen Sie den Preis der Tonerkartusche durch ihre Reichweite und addieren Sie Trommel- und Wartungskits, die bei Bürogeräten separat anfallen. Ein günstiger Drucker mit teurem Toner kostet über drei Jahre mehr als ein solides Gerät mit Hochkapazitätskartuschen. Bei 1 000 Seiten im Monat macht ein Cent pro Seite Unterschied über drei Jahre 360 Euro aus, mehr als der Preisunterschied vieler Geräte.

Papierhandling und Aufstellort

Eine 250-Blatt-Kassette reicht für kleine Teams, ab zehn Mitarbeitern spart eine zweite Kassette oder ein 500-Blatt-Fach das ständige Nachlegen. Prüfen Sie die Lautstärke im Betrieb, wenn das Gerät im Großraumbüro steht, und den Stromverbrauch im Ruhezustand, der bei Laserdruckern mit warmgehaltener Fixiereinheit deutlich variiert.

Die Checkliste für die Entscheidung

  • Empfohlenes Monatsvolumen über dem eigenen Bedarf.
  • Laser für Text und Volumen, Tintentank für günstige Farbe bei regelmäßiger Nutzung.
  • Duplex, ADF mit beidseitigem Scan, Scan-to-Mail.
  • LAN-Anschluss, Weboberfläche, PIN-Druck.
  • Seitenpreis inklusive Trommel und Wartungskit gerechnet.
  • Papierkapazität, Lautstärke und Ruheverbrauch passend zum Standort.

Die aktuelle Auswahl an Druckern und Multifunktionsgeräten lässt sich nach diesen Kriterien filtern; das DistriNode Team rechnet auf Wunsch die Seitenkosten für Ihr Volumen durch, bevor Sie sich festlegen.

Typische Fehlkäufe

Der erste Fehlkauf ist der Preis als einziges Kriterium: Das günstigste Gerät hat fast immer den teuersten Toner. Der zweite ist WLAN als einzige Anbindung im Büro, was nach jedem Router-Neustart zu Ausfällen führt. Der dritte ist der fehlende Vorlageneinzug, weil im Moment des Kaufs niemand an das Scannen von Verträgen dachte. Dazu kommen eine zu kleine Papierkassette, die täglich nachgefüllt werden muss, und ein Farbgerät für ein Büro, das zu 95 Prozent schwarz-weiß druckt und die Farbkartuschen alle zwei Jahre eingetrocknet wegwirft. Wer diese fünf Punkte vor dem Kauf abhakt, hat den Drucker drei Jahre lang nicht mehr auf der Tagesordnung.

Häufige Fragen

Reicht ein Heimdrucker für fünf Mitarbeiter? Kurzfristig ja, langfristig selten: Die Einzugsrollen und der Toner sind auf wenige hundert Seiten im Monat ausgelegt, und Wartezeiten am Gerät kosten mehr als der Preisunterschied.

Farbe oder Schwarz-Weiß? Wer weniger als ein Zehntel der Seiten in Farbe druckt, spart mit einem Mono-Gerät plus separatem kleinen Farbdrucker meist Geld und Ärger.

Lohnt sich ein Wartungsvertrag? Ab etwa 3 000 Seiten im Monat oder wenn Ausfälle das Team blockieren, ja; darunter genügen Ersatztoner im Schrank und ein Händler mit kurzer Lieferzeit.

Was bedeutet die Angabe Seiten pro Minute wirklich? Die Geschwindigkeit ab dem zweiten Blatt. Wichtiger im Büroalltag ist die Zeit bis zur ersten Seite aus dem Ruhezustand, die zwischen fünf und dreißig Sekunden liegt.