Aktenvernichter: Sicherheitsstufe P-4 oder P-5? Kaufberatung nach DIN 66399

Ein Aktenvernichter gehört zu den Geräten, über die im Büro niemand nachdenkt, bis etwas schiefgeht: eine Gehaltsabrechnung im Altpapier, Bewerbungsunterlagen im Container vor dem Haus, ein Kundenordner im Sperrmüll. Dabei entscheidet schon die Wahl der Sicherheitsstufe darüber, ob ein Dokument wirklich vernichtet ist oder sich an einem Abend wieder zusammensetzen lässt.

Dieser Ratgeber erklärt die Sicherheitsstufen nach DIN 66399, beantwortet die häufigste Frage, P-4 oder P-5, und zeigt, welche technischen Daten im Alltag zählen: Blattleistung, Betriebsdauer, Auffangvolumen und Autofeed. Sie erfahren außerdem, was die DSGVO tatsächlich verlangt, wann sich ein externer Vernichtungsdienst lohnt und warum das Angebot vom Discounter für das Büro selten die richtige Wahl ist.

Warum der Aktenvernichter ein Datenschutz-Werkzeug ist

Das papierlose Büro ist seit Jahrzehnten angekündigt und bis heute nicht eingetroffen. Verträge, Rechnungen, Lohnunterlagen, Bewerbungen, Arztbriefe und ausgedruckte E-Mails entstehen täglich, und die meisten davon enthalten personenbezogene Daten. Für deren Vernichtung ist das Unternehmen bis zum letzten Schritt verantwortlich, also auch noch an der Papiertonne.

Was die DSGVO verlangt

Die Verordnung nennt kein Gerät und keine Sicherheitsstufe. Sie formuliert Grundsätze: Art. 5 DSGVO verlangt Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit, Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Das Vernichten eines Dokuments ist selbst eine Verarbeitung und muss ebenso kontrolliert ablaufen wie das Aufbewahren. Verstöße gegen die Grundsätze können nach Art. 83 DSGVO mit bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Was „vernichtet“ wirklich bedeutet

Ein zerrissenes Blatt ist nicht vernichtet. Streifen aus einem einfachen Gerät lassen sich mit Geduld, und inzwischen auch mit Software, wieder zusammensetzen. Vernichtet ist ein Datenträger erst dann, wenn die Wiederherstellung der Information einen unverhältnismäßigen Aufwand an Zeit, Geräten und Fachwissen erfordert. Genau dieses Verhältnis beschreibt die Norm DIN 66399.

Faustregel: Steht auf einem Blatt ein Name zusammen mit Bankverbindung, Gehalt, Gesundheitsdaten oder Ausweisnummer, gehört es in ein Gerät mit mindestens Sicherheitsstufe P-4, nicht ins Altpapier.

Wo im Büro Papier tatsächlich verloren geht

Datenschutzprüfungen finden immer wieder dieselben Schwachstellen. Die erste ist das Ausgabefach des Druckers, in dem Ausdrucke stundenlang liegen und abends in der offenen Papierkiste landen. Die zweite sind Besprechungsräume: Nach dem Termin bleiben Angebote, Kalkulationen und Lebensläufe auf dem Tisch. Die dritte ist die Papiertonne im Hof, zu der Reinigungskräfte, Besucher und Nachbarn Zugang haben. Die vierte ist das Homeoffice, in dem dienstliche Unterlagen im Hausmüll enden. Eine Clean-Desk-Regel ohne bequem erreichbaren Aktenvernichter bleibt ein Dokument im Intranet.

Aufbewahren und Vernichten gehören zusammen

Wer vernichtet, muss wissen, was er noch aufbewahren muss. § 147 der Abgabenordnung sieht je nach Unterlage Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren vor: zehn Jahre etwa für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Nach Ablauf der Frist entfällt in der Regel auch die Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung personenbezogener Daten. Aus der Aufbewahrungspflicht wird dann eine Löschpflicht.

Sicherheitsstufen nach DIN 66399: P-1 bis P-7 im Überblick

Die Normenreihe DIN 66399 hat 2012 die alte DIN 32757 abgelöst und wurde 2018 als ISO/IEC 21964 international übernommen. Für Papier definiert sie sieben Sicherheitsstufen. Je höher die Zahl, desto kleiner das zulässige Partikel.

Zur Einordnung: Ein DIN-A4-Blatt wird in Stufe P-2 zu rund 40 Streifen, in P-4 zu etwa 400 Partikeln und in P-5 zu mehr als 2.000 Partikeln.

Die drei Schutzklassen

Die Norm empfiehlt, zuerst die Daten zu bewerten und erst danach die Stufe zu wählen. Schutzklasse 1 steht für normalen Schutzbedarf interner Daten (P-1 bis P-3). Schutzklasse 2 steht für hohen Schutzbedarf vertraulicher Daten, deren Offenlegung gegen Gesetze oder Verträge verstoßen würde (P-4 und P-5). Schutzklasse 3 steht für sehr hohen Schutzbedarf besonders geheimer Daten (P-6 und P-7). Eine allgemeinverständliche Übersicht der Stufen finden Sie im Wikipedia-Artikel zum Aktenvernichter.

P-4 oder P-5: die häufigste Frage

Für die meisten Büros ist P-4 die vernünftige Untergrenze. Die Stufe entspricht der Schutzklasse 2, die Geräte arbeiten zügig und nehmen viele Blätter auf einmal an. P-5 ist richtig, wo besondere Kategorien personenbezogener Daten anfallen: in Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Arztpraxis, Kanzlei, Steuerbüro, Versicherung und Sozialdienst. Der Unterschied ist erheblich: Ein P-5-Partikel ist mehr als fünfmal kleiner als ein P-4-Partikel. Dafür sinkt die Blattleistung bei gleicher Gerätegröße um etwa ein Drittel.

Entscheidungsregel: P-4 als Standard für das ganze Büro, P-5 dort, wo Personal-, Gesundheits- oder Mandantendaten verarbeitet werden. Ein zusätzliches P-5-Gerät in der Personalabteilung ist günstiger, als das gesamte Büro auf die höhere Stufe umzustellen.

Unterlagen in 15 Minuten klassifizieren

Eine aufwendige Methodik ist nicht nötig. Notieren Sie, welche Arten von Unterlagen täglich im Papierkorb landen, und ordnen Sie jede einer von drei Gruppen zu.

• Öffentlich und allgemein: Werbematerial, öffentliche Preislisten, leere Formulare. Altpapier oder P-2 genügt.

• Vertraulich: Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Kundenlisten, interne Auswertungen, ausgedruckte Korrespondenz. Mindestens P-4.

• Besonders sensibel: Gehaltsabrechnungen, Personalakten, Krankmeldungen und Gesundheitsdaten, Ausweiskopien, Rechtsstreitigkeiten, Kalkulationsmodelle. P-5.

Im Zweifel gilt die höhere Gruppe. Eine höhere Stufe kostet im Betrieb nichts zusätzlich, eine zu niedrige kann sehr teuer werden.

Nicht nur Papier: die sechs Datenträgerkategorien

DIN 66399 unterscheidet sechs Kategorien: P (Papier), F (Filme), O (optische Datenträger), T (magnetische Datenträger wie Karten und Bänder), H (Festplatten) und E (elektronische Datenträger). Viele Bürogeräte haben ein separates Schneidwerk für CDs und Plastikkarten. Festplatten und SSDs gehören nicht in einen Büro-Aktenvernichter, sondern in spezielle Anlagen oder zu einem zertifizierten Dienstleister.

Technische Daten, die im Alltag zählen

Die Sicherheitsstufe beantwortet die Frage, ob ein Gerät sicher genug ist. Alle übrigen Daten beantworten die Frage, ob die Mitarbeitenden es tatsächlich benutzen. Ein unbequemes Gerät steht in der Ecke, und die Unterlagen landen wieder im Papierkorb.

Blattleistung

Hersteller geben an, wie viele Blätter mit 70 oder 80 g/m² das Schneidwerk gleichzeitig verarbeitet. Achten Sie auf die Grammatur, denn 15 Blatt mit 70 g/m² entsprechen nur etwa 13 Blatt Standardpapier. Planen Sie mit 20 bis 30 % Reserve: Wer dauerhaft an der Leistungsgrenze arbeitet, provoziert Papierstau und verkürzt die Lebensdauer der Schneidwellen.

Betriebsdauer und Abkühlzeit

Das ist die am häufigsten übersehene Angabe. Einstiegsgeräte laufen zwei bis fünf Minuten und brauchen danach 30 bis 60 Minuten Abkühlzeit. Bürogeräte schaffen 10 bis 30 Minuten, professionelle Modelle sind für den Dauerbetrieb ausgelegt. Wer einmal im Quartal einen Aktenordner leert, verbringt mit einem Drei-Minuten-Gerät den halben Tag am Schredder.

Auffangvolumen

Als grobe Orientierung fasst ein Liter Behältervolumen 10 bis 15 geschnittene Blätter. Ein 25-Liter-Behälter nimmt also rund 300 Blatt auf, ein 60-Liter-Behälter etwa 750. Partikelschnitt verdichtet sich deutlich besser als Streifenschnitt, deshalb muss ein P-4-Gerät seltener geleert werden als ein gleich großes P-2-Gerät. Ein Sichtfenster oder eine Füllstandsanzeige erspart den Blick in den Behälter.

Autofeed: Stapel einlegen und weggehen

Geräte mit automatischem Einzug nehmen einen Stapel von 100 bis 750 Blatt auf und arbeiten ihn selbstständig ab. Der Zeitaufwand sinkt von zwanzig Minuten auf eine halbe. Es ist die einzige Funktion, die direkt Arbeitszeit spart, und deshalb rechnet sie sich im Büro mit fünf bis dreißig Personen fast immer. Wichtig ist ein abschließbarer oder per PIN gesicherter Deckel, sonst liegt der vertrauliche Stapel unbeaufsichtigt im Gerät.

Schneidwellen und Garantie

Günstige Schneidwerke bestehen aus gestanzten Scheiben auf einer Achse, hochwertige aus massivem, gehärtetem Stahl. Massive Schneidwellen verkraften Heft- und Büroklammern, sind unempfindlicher gegen Überlast und halten ein Jahrzehnt und länger. Seriöse Hersteller geben auf das Schneidwerk deshalb eine deutlich längere Garantie als auf das übrige Gerät. Die Garantiedauer auf die Schneidwellen ist der einfachste Hinweis darauf, ob Sie ein Bürogerät oder ein Haushaltsgerät vor sich haben.

Lautstärke, Standby und Sicherheit

Bürogeräte erzeugen 55 bis 65 dB, vergleichbar mit einem lauten Gespräch. Für das Großraumbüro sollten es höchstens 60 dB sein. Gute Geräte verbrauchen im Standby weniger als 1 Watt oder schalten sich vollständig ab. Sicherheitsfunktionen wie automatischer Stopp bei Berührung des Einzugs, Rücklauf bei Papierstau und ein Schalter am Behälter sind überall dort wichtig, wo das Gerät frei zugänglich steht.

Welcher Aktenvernichter für welches Büro

Ausgangspunkt ist die Papiermenge. Als Orientierung fallen pro Büroarbeitsplatz jährlich 1.000 bis 2.000 vertrauliche Blätter an. In einem Büro mit zehn Personen sind das 40 bis 80 Blatt pro Arbeitstag.

Homeoffice und bis zu drei Personen

Ein kompaktes P-4-Gerät mit 6 bis 10 Blatt und 15 bis 25 Litern reicht aus. Wichtig sind mindestens fünf Minuten Betriebsdauer und ein separater Einzug für Karten. Orientierungspreis: etwa 60 bis 150 Euro. Wer im Homeoffice regelmäßig mit Personal- oder Mandantendaten arbeitet, sollte gleich zu P-5 greifen.

Büro mit fünf bis zehn Personen

Ein zentrales P-4-Gerät neben dem Drucker: 12 bis 16 Blatt, 30 bis 40 Liter, 10 bis 20 Minuten Betriebsdauer. Wenn das Budget es zulässt, wählen Sie Autofeed für 150 bis 300 Blatt. Orientierungspreis: etwa 200 bis 500 Euro.

Abteilung oder Etage mit zehn bis dreißig Personen

Hier braucht es ein Gerät für den Dauerbetrieb: 20 Blatt und mehr oder Autofeed für 300 bis 750 Blatt, 60 bis 100 Liter, Rollen und möglichst eine automatische Ölung. Für Personalabteilung und Buchhaltung planen Sie ein eigenes P-5-Gerät ein. Orientierungspreis: etwa 600 bis 1.800 Euro.

Praxis, Kanzlei und Steuerbüro

Berufsgeheimnisträger verarbeiten fast ausschließlich Unterlagen mit hohem Schutzbedarf. Hier ist P-5 der Standard, auch bei kleinen Teams. Stellen Sie das Gerät in den Arbeitsbereich und nicht in den Flur, damit Patienten- oder Mandantenunterlagen den geschützten Bereich nicht verlassen.

Für wen sich der Kauf nicht lohnt

Wer einmalig ein Archiv mit Dutzenden oder Hunderten Ordnern auflöst, ist mit einem Bürogerät falsch beraten. Dafür gibt es zertifizierte Vernichtungsdienste mit Vernichtungsprotokoll. Ebenso wenig lohnt ein Gerät, um das sich niemand kümmert: Ein nie geöltes, ständig überfülltes Schneidwerk ist nach einem Jahr defekt.

Der häufigste Fehlkauf ist ein einzelnes günstiges Gerät für zwanzig Personen. Es läuft an der Überhitzungsgrenze, davor bildet sich eine Schlange, und die vertraulichen Blätter liegen „nur kurz“ auf der Fensterbank.

Aktenvernichter oder Vernichtungsdienst: der Vergleich

Die Alternative zum eigenen Gerät sind abschließbare Sammelbehälter im Büro und eine regelmäßige Abholung. Beide Wege sind zulässig und können die DSGVO erfüllen. Sie unterscheiden sich in Kontrolle, Kostenstruktur und Risikopunkten.

Die Beträge sind Richtwerte und hängen von Menge und Anbieter ab. Das Verhältnis bleibt jedoch ähnlich: Für den täglichen Papierstrom ist das eigene Gerät günstiger, für große Einmalmengen der Dienstleister.

Das Hybridmodell

Gut organisierte Unternehmen kombinieren beides. Der tägliche Papierstrom wird vor Ort mit P-4- oder P-5-Geräten vernichtet. Einmal im Jahr, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, geht das Archiv an einen zertifizierten Dienstleister. So wird niemand mit tagelangem Schreddern belastet, und es steht keine überdimensionierte Technik herum.

Erst scannen, dann vernichten

Ein Teil der Unterlagen lässt sich vor der Vernichtung digitalisieren. Ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug und Duplex verarbeitet 25 bis 40 Blatt pro Minute. Beachten Sie, dass für die digitale Kopie dieselben Aufbewahrungsfristen und Zugriffsbeschränkungen gelten wie für das Original und dass für steuerlich relevante Belege besondere Anforderungen an das ersetzende Scannen bestehen.

Discounter-Angebot oder Bürogerät?

Mehrmals im Jahr stehen Aktenvernichter für 30 bis 50 Euro im Aktionsregal. Für den privaten Haushalt, der gelegentlich Kontoauszüge und Werbepost vernichtet, sind diese Geräte völlig ausreichend. Für das Büro gelten andere Maßstäbe.

Wo die günstigen Geräte sparen

• Betriebsdauer: meist zwei bis vier Minuten, danach bis zu einer Stunde Pause.

• Schneidwerk: gestanzte Scheiben und Kunststoffzahnräder statt massiver Stahlwellen und Metallgetriebe.

• Sicherheitsstufe: häufig P-3 oder gerade noch P-4, selten mit nachvollziehbarer Normangabe.

• Auffangbehälter: 10 bis 15 Liter, also nach wenigen Dutzend Blättern voll.

• Ersatzteile und Service: in der Regel nicht vorgesehen.

Die ehrliche Rechnung

Ein Bürogerät für 350 Euro, das zehn Jahre hält, kostet 35 Euro im Jahr. Ein Aktionsgerät für 40 Euro, das unter Bürolast nach zwölf Monaten ausfällt, kostet 40 Euro im Jahr, zuzüglich Wartezeiten, Papierstaus und der Unterlagen, die in der Zwischenzeit doch im Papierkorb landen. Günstig ist im Büro das Gerät, das benutzt wird.

Kurz gesagt: Discounter-Gerät für den Haushalt, Bürogerät für das Büro. Wer täglich mehr als zwanzig Blätter vernichtet, ist kein Gelegenheitsnutzer mehr.

Interne Regelung, Pflege und Zubehör

Ein Aktenvernichter ist nur so gut wie die Regel, die zu ihm gehört, und die Pflege, die er bekommt.

Die Ein-Seiten-Regelung

Halten Sie auf einer Seite fest, welche Unterlagen wo vernichtet werden, wer für Leeren und Ölen zuständig ist und wie mit Unterlagen im Homeoffice umzugehen ist. Der IT-Grundschutz des BSI widmet dem Löschen und Vernichten einen eigenen Baustein, an dem sich auch kleine Unternehmen orientieren können. Entfernen Sie danach die offenen Papierkörbe neben den Druckern, denn solange sie dort stehen, landet ein Teil der Ausdrucke aus Gewohnheit darin.

Homeoffice ausdrücklich regeln

Wer einen Vertrag zu Hause ausdruckt, trägt Daten aus dem kontrollierten Bereich des Unternehmens hinaus. Es gibt zwei saubere Lösungen. Entweder gilt die Regel, dass dienstliche Unterlagen zu Hause nicht gedruckt und mitgenommene Ausdrucke zur Vernichtung ins Büro zurückgebracht werden. Oder alle, die regelmäßig von zu Hause mit personenbezogenen Daten arbeiten, etwa in Buchhaltung, Personalwesen oder Rechtsabteilung, erhalten ein kompaktes P-4-Gerät. Es kostet 60 bis 100 Euro und erlaubt eine ehrliche Antwort auf die Frage des Prüfers, wie Unterlagen außerhalb des Büros vernichtet werden.

Der richtige Standort

Der Aktenvernichter gehört dorthin, wo Papier entsteht, nicht dorthin, wo er nicht stört. Der beste Platz ist direkt neben dem Drucker oder Kopierer: Ein Fehldruck ist dann in drei Sekunden vernichtet. Ein zweites Gerät ist bei den Besprechungsräumen sinnvoll. Personalabteilung und Buchhaltung erhalten ein eigenes Gerät im Raum, damit sensible Unterlagen nicht durch das ganze Büro getragen werden.

Ölen und Reinigen

Partikel- und Mikroschnittgeräte brauchen Öl, als Richtwert bei jedem Leeren des Behälters oder nach etwa 30 Minuten Gesamtlaufzeit. Das Öl wird im Zickzack auf ein Blatt gegeben, das Blatt anschließend geschreddert. Verwenden Sie niemals Sprühöle aus der Dose, deren Treibgase sind brennbar. Höherwertige Geräte ölen sich automatisch.

Was nicht ins Schneidwerk gehört

Heft- und Büroklammern verkraften die meisten Bürogeräte. Klebeetiketten, laminierte Blätter, Folien und Karton verkleben oder blockieren dagegen die Wellen. Für Karten und CDs nutzen Sie ausschließlich den dafür vorgesehenen Einzug.

Sinnvolles Zubehör

1. Öl und Auffangbeutel für mindestens ein Jahr: Zubehör für Aktenvernichter.

2. Tresor oder abschließbarer Schrank für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch läuft: Tresore und Geldkassetten.

3. Drucker mit vertraulichem Druck, damit Ausdrucke gar nicht erst unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen: Drucker und Scanner.

Geschreddertes Papier gehört in haushaltsüblichen Mengen in die Papiertonne, am besten im verschlossenen Beutel. Bei größeren Mengen oder sehr feinen Partikeln fragen Sie Ihren Entsorger, denn kurze Fasern sind für das Recycling weniger wertvoll.

Fazit: die Entscheidung in fünf Minuten

Die Wahl des Aktenvernichters lässt sich auf drei Fragen reduzieren. Welche Daten? Für personenbezogene Daten und Finanzunterlagen P-4, für besondere Kategorien und Berufsgeheimnisse P-5. Welche Menge? Anzahl der Personen mal fünf bis acht Blatt pro Tag, plus 30 % Reserve. Wer kümmert sich? Wenn niemand, dann Autofeed, automatische Ölung und ein großer Behälter, oder ein Dienstleister.

Kurzübersicht

• 1–3 Personen: kompaktes P-4-Gerät, 6–10 Blatt, 15–25 Liter.
• 5–10 Personen: P-4, 12–16 Blatt oder Autofeed, 30–40 Liter.
• 10–30 Personen: Dauerbetrieb in P-4 plus separates P-5-Gerät für Personal und Buchhaltung.
• Praxis, Kanzlei, Steuerbüro: durchgehend P-5.
• Archivauflösung: zertifizierter Dienstleister mit Vernichtungsprotokoll.

Der beste Aktenvernichter ist der, den alle benutzen, ohne darüber nachzudenken. Bequemlichkeit, also Blattleistung, Tempo und Lautstärke, ist deshalb ein Sicherheitsmerkmal und kein Luxus.

Häufige Fragen

Welche Sicherheitsstufe verlangt die DSGVO?

Keine bestimmte. Die Verordnung fordert dem Risiko angemessene Maßnahmen. In der Praxis gilt für personenbezogene Daten mindestens P-4 als angemessen, für besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten wird P-5 empfohlen. Allgemeine Hinweise zum Datenschutz veröffentlicht der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

Was ist der Unterschied zwischen Partikelschnitt und Mikroschnitt?

Partikelschnitt erzeugt Teilchen von etwa 4 × 40 mm (P-4). Mikroschnitt erzeugt Teilchen von etwa 2 × 15 mm und kleiner (ab P-5). Mikroschnitt ist sicherer, aber langsamer, und das Gerät nimmt weniger Blätter gleichzeitig an.

Reicht ein Streifenschnitt-Gerät für das Büro?

Nur für Unterlagen ohne personenbezogene und geschäftskritische Daten. Streifen der Stufen P-1 und P-2 lassen sich wieder zusammensetzen. Für Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen sind sie ungeeignet.

Wie oft muss ein Aktenvernichter geölt werden?

Partikel- und Mikroschnittgeräte bei jedem Leeren des Behälters oder nach etwa 30 Minuten Laufzeit. Streifenschnittgeräte brauchen meist kein Öl. Verwenden Sie das vom Hersteller empfohlene Spezialöl.

Wie lange müssen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?

Unterlagen abgelehnter Bewerber werden in der Praxis meist drei bis sechs Monate nach der Absage aufbewahrt, um auf mögliche Ansprüche reagieren zu können, und danach vernichtet. Eine längere Speicherung setzt eine Einwilligung voraus.

Wie lange hält ein Büro-Aktenvernichter?

Ein regelmäßig geöltes und nicht überlastetes Bürogerät hält sieben bis zehn Jahre und länger. Haushaltsgeräte unter Bürolast fallen häufig schon nach ein bis zwei Jahren aus, meist wegen eines überhitzten Motors oder gebrochener Kunststoffzahnräder.

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